Клиенты
Реквизиты, контакты, договоры, ответственный менеджер — один справочник вместо списков в разных книгах.
NOVECTRA / IT-ИНФРАСТРУКТУРА
Веб-система бизнес-учёта вместо Excel
Разрабатываем и внедряем веб-системы учёта: заказы, склад, оплаты, роли и документы — с переносом данных из Excel. Источник данных становится единым, а Excel остаётся инструментом отчётов и выгрузок. Работаем в Москве и Московской области, по остальной России — удалённо.
НОВЫЙ УРОВЕНЬ
ВАШЕЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ
ВАШЕЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ
01 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Ситуация
Учёт многих компаний годами растёт внутри Excel: файлы обрастают формулами, правилами «на особый случай» и копиями «на всякий случай». Автоматизация идёт по кругу — макросы, шаблоны, инструкции для сотрудников, — но каждая новая автоматизация добавляет связей и новых мест, где что-то может сломаться. Со временем контролировать формулы, копии и ручные правила становится труднее, чем вести сам учёт.
Главная проблема в том, что данные живут не в одной системе, а в наборе взаимосвязанных файлов. Контроль доступа — фактически через папки и привычки. Надёжно узнать, кто изменил заказ, цену, остаток или оплату, невозможно; старый период несложно пересчитать случайно — одной правкой в общей формуле.
Мы заменяем не Excel как инструмент, а Excel как «базу данных». Отчёты и экспорт в XLSX остаются — но строятся они из единой базы, а не из россыпи файлов. Переносить при этом нужно не ячейки, а бизнес-правила, связи и контрольные расчёты — именно этим займёмся в первую очередь.
02 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Что мы строим
Система учёта заказов и склада для бизнеса собирается из связанных модулей: Excel-книги превращаются в сущности с нормальными связями, а не в набор импортированных листов. Состав модулей подстраивается под учёт компании; типовой набор такой:
Товары
Номенклатура, упаковка, партии, ГТД, НДС — с историей по каждой позиции.
Заказы
Позиции, статусы, согласование, документы — основной рабочий экран системы.
Склад
Приход, резерв, расход, остатки, инвентаризация — остатки считаются системой, а не вручную.
Отгрузки
Задания на сборку, фактическое количество, водитель — склад видит задачу, менеджер видит состояние.
Платежи
План и факт, задолженность, просрочка, взаимозачёт — оплаты привязаны к заказам.
Документы
Договоры, спецификации, счета; формирование в PDF и DOCX по данным заказа.
Отчёты
Продажи, прибыль, мотивация менеджеров, остатки, долги — плюс экспорт в XLSX для привычных таблиц.
Ключевой принцип: каждое число имеет источник, статус, права доступа и историю изменения. Интерфейс при этом — не «готовая CRM», а рабочий экран заказа: список слева, карточка справа, действия по статусу сверху. Сотрудник работает с заказом как с документом, а не с десятком вкладок.
03 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Роли и права
Чтение, изменение и экспорт — отдельные права. Доступ можно ограничить по разделу, действию, записи, полю и статусу документа — вместо общего пароля на файл. Примеры ролей:
Менеджер
Свои клиенты и заказы, черновики редактирует; прибыль и закупочные цены не видит, экспорт ограничен.
Руководитель
Отдел или вся компания; согласование цен, отчёты и маржа, контроль изменений.
Склад
Отгрузка, партии и остатки, сборка заказа; цены и прибыль скрыты.
Бухгалтерия
Оплаты и задолженность, в том числе частичная оплата; доступ к суммам есть, состав заказа не меняет.
Администратор
Пользователи и роли, справочники, технические настройки — без «общих паролей».
По статусу документа
Черновик → согласование → склад → отгрузка → оплата → закрыто: на каждом этапе доступны свои действия.
Отдельные поля, отдельные записи, старые периоды и закрытые документы можно открыть только для чтения: история заказов остаётся неизменной, а изменения — прослеживаемыми.
04 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Формулы: гибкость без хаоса
Параметры расчётов — НДС, наценка, скидка, отсрочка, бонус менеджера, минимальная маржа — настраиваются через интерфейс, а не правкой ячеек. Критичные складские и финансовые формулы защищены: редактор правил доступен только ответственным ролям.
Правила версионны. Версия действует с даты, поэтому старые заказы не ломаются — они считаются по тем правилам, на которых создавались. Новая версия проходит путь «черновик → проверка → активная версия», каждое изменение попадает в журнал с указанием причины. Вступает версия в силу только после согласования уполномоченной ролью.
Пример: новую формулу мотивации сначала проверяют на прошедших заказах — система показывает разницу до активации. В контрольном расчёте на примере это выглядело так: 482 тысячи рублей по действующей формуле против 675 тысяч рублей по новой. Новая версия не применяется, пока её не согласует уполномоченный пользователь.
05 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Миграция из Excel
Листы не переносятся «как есть»: данные нормализуются, источник каждой строки сохраняется, результаты сверяются. Насколько большим бывает такой учёт, показывает один из проектов: порядка 48 тысяч формул, 251 таблица и 81 подключение Power Query. При таком объёме переносить ячейки бессмысленно — переносятся правила и связи, а данные проходят через сверку.
01 Инвентаризация
Листы, формулы, подключения Power Query, связи между книгами — картина того, что вообще переносится.
02 Staging
Импорт Excel в промежуточную базу без потери исходных строк: ничего не теряется и не перезаписывается.
03 Очистка
Дубликаты клиентов, товаров и статусов сводятся к справочникам — один клиент, один товар, один статус.
04 Основная база
Данные ложатся в нормальные связи: клиент → заказ → позиции → оплаты.
05 Сверка
Результат в Excel сравнивается с результатом системы по контрольным заказам — до полного совпадения.
Трассировка сохраняется целиком: для каждой записи — файл, лист, строка, исходные значения, дата импорта, результат преобразования. Спор о том, откуда взялось число, решается записью, а не воспоминаниями.
Дальше — параллельная эксплуатация: новый веб-контур работает рядом с Excel. Переход происходит только после того, как заказы, оплаты и остатки совпадут по контрольным расчётам. Если одновременно с учётом переезжает и инфраструктура, это отдельная задача — миграция серверов и сервисов. Сама инвентаризация — тот же первый шаг, что и в IT-аудите: сначала картина, потом действия.
06 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Развёртывание
Система живёт на вашем контуре, а не у стороннего сервиса. Каркас — веб-приложение на Django с базой данных PostgreSQL: зрелая связка, без экзотики в обслуживании. Начать можно малым — архитектура сразу проектируется готовой к росту.
Пилот на одной машине
Первая виртуальная машина Ubuntu Server, приложение в Docker Compose — достаточно для первого рабочего контура заказов. Площадка — ваша виртуализация на Proxmox.
Рабочая схема
По мере роста компоненты разделяются: proxy, веб-приложение, база PostgreSQL, файлы документов и копии — отдельно.
Доступ
Извне — только через VPN или защищённый контур; внутри системы доступ разграничен ролями.
Резервные копии
Дамп PostgreSQL, копия виртуальной машины и копия вне основной ноды; восстановление периодически проверяется. Дисциплина — как во всей инфраструктуре: резервное копирование.
07 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Как внедряем
Внедрение идёт этапами: сначала рабочий контур заказов, затем склад, финансы и документы. Календарные сроки зависят от объёма учёта — их называют после инвентаризации, а не заранее.
0 Подготовка
Роли, процессы, сервер, структура данных — фундамент под все следующие этапы.
1 Заказы
Авторизация, клиенты, товары, заказы, согласование — первый рабочий контур.
2 Склад
Партии, приход, резерв, сборка, отгрузка — остатки переходят под контроль системы.
3 Финансы
Оплаты, задолженность, прибыль, мотивация — расчёты на данных системы.
4 Документы
Договоры, спецификации, счета в DOCX и PDF, версии — по данным заказа.
Первый видимый результат появляется рано: экран «Заказы» — список, карточка заказа, статусы, права доступа, базовый импорт из Excel. Критерий готовности сформулирован прямо: по контрольным заказам новая система даёт те же суммы, остатки и оплаты, что и утверждённый Excel. До этого момента системы работают параллельно.
После запуска система живёт обычной серверной жизнью: обновления, копии, контроль — это задача обслуживания серверов, нашего или вашего специалиста.
08 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Что нужно для старта
Минимальный набор входных данных, с которого собирается каркас и первый рабочий контур:
Ресурсы Proxmox
Процессор, память, диск, сеть, бэкапы — под пилотную или рабочую схему.
Роли
Сотрудники и отделы, кто что видит и меняет.
Процесс заказа
От черновика до оплаты и закрытия — как заказ живёт сегодня.
Данные
Исходные Excel-файлы и «главные» справочники — клиенты, товары, остатки.
Правила
Формулы, скидки, маржа, склад, оплаты, исключения — то, что сейчас живёт в ячейках и головах.
Контрольные примеры
Заказы, по которым сверяем «Excel = Web» перед переходом.
Приносите этот набор — собираем каркас системы (веб-приложение и база PostgreSQL), импортируем ограниченный набор данных и показываем первый рабочий контур заказов с ролями.
09 / ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Частые вопросы
Чем это лучше готовой CRM?+
Готовая система диктует свою логику процессов и расчётов. Здесь система повторяет логику, которую компания уже проверила в Excel: свои правила расчёта, свои статусы, свои роли. Данные при этом остаются в базе на контуре компании.
Что будет с существующими Excel-отчётами?+
Они останутся: отчёты и экспорт в XLSX строятся из единой базы. Excel остаётся привычным инструментом анализа — перестаёт быть хранилищем данных.
Можно ли начать с части процесса?+
Да, так внедрение и строится: первым запускается контур заказов, затем подключаются склад, финансы и документы. Переносить весь учёт одним шагом не нужно.
Где живёт система?+
На вашем сервере: от одной виртуальной машины на пилоте до разделённой рабочей схемы, доступ извне — через VPN. Данные компании остаются у компании.
Сколько это стоит?+
Зависит от объёма учёта: сколько таблиц и связей, какие правила расчётов, какой объём данных. Ориентир по составу и стоимости — после инвентаризации Excel.
Насколько безопасен перенос данных? Не потеряем ли что-то?+
Исходные книги не трогаются: импорт идёт в промежуточное хранилище, где каждая строка сохраняет источник — файл, лист, исходные значения. В основную базу попадают только выверенные данные, а сверка показывает расхождения до переключения.
Придётся ли сразу отказаться от Excel?+
Нет. Новый контур сначала работает параллельно с Excel: переход происходит только после того, как заказы, оплаты и остатки совпадают в обеих системах. Привычные книги остаются контрольным источником на время перехода.
10 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Связанные направления
миграция и перенос сервисов, виртуализация на Proxmox, резервное копирование, обслуживание серверов, IT-аудит, корпоративные сайты и веб-сервисы — когда нужен сайт, а не система учёта. Все направления — в разделе «Услуги».
11 / ПОДРОБНЕЕ О НАПРАВЛЕНИИ
Обсудим вашу задачу?
Расскажите, как устроен учёт в вашей компании сегодня: что считается в Excel и что мешает. Предложим состав системы и порядок перехода.